Pamiętasz jeszcze papierowe listy obecności, które w magiczny sposób znikały pod stertą dokumentów w najmniej odpowiednim momencie? Dziś zarządzanie czasem zespołu wcale nie musi kojarzyć się z uciążliwą biurokracją. Sprawdź, jak technologia może zdjąć ciężar z barków działu HR i realnie wpłynąć na efektywność twojej firmy.
Slack i MS Teams
Integracja systemów do rejestracji czasu z najpopularniejszymi komunikatorami wykorzystywanymi podczas pracy to ukłon w stronę wygody pracowników. Wyobraź sobie sytuację, w której Twój programista lub specjalista ds. marketingu siada do komputera. Nie musi logować się do osobnego portalu ani szukać specjalnej zakładki.
Wystarczy, że na Slacku lub w MS Teams wpisze prostą komendę lub kliknie jeden przycisk. System automatycznie startuje licznik ewidencji czasu pracy. To samo dzieje się przy wyjściu na przerwę czy po zakończeniu przepracowanego dnia.
Kody QR i karty NFC
Nie każda firma działa w modelu zdalnym. W biurach stacjonarnych, magazynach czy zakładach sprawdzą się np. kody QR.
Mechanizm ich działania jest banalny. Pracownik wchodzi do firmy, podchodzi do tabletu zawieszonego przy recepcji i pokazuje na swoim telefonie unikalny kod QR. Skaner odczytuje go w mgnieniu oka i potwierdza rozpoczęcie pracy.
Alternatywą są karty zbliżeniowe NFC. Wiele firm i tak wydaje pracownikom karty dostępu do otwierania drzwi. Ich stosowanie do „odbijania” obecności daje managerowi pewność, że dana osoba fizycznie znajduje się w budynku. Systemy te są też relatywnie tanie we wdrożeniu.
iBeacon
Technologia iBeacon przenosi automatyzację na wyższy poziom. Na czym ona dokładnie polega?
Małe nadajniki Bluetooth umieszczone w biurze komunikują się z aplikacją na telefonie członka Twojego zespołu. Kiedy pracownik wchodzi do strefy zasięgu beacona, system automatycznie rejestruje jego przybycie do pracy. Gdy zatrudniony wychodzi, system rejestruje jego opuszczenie zakładu. iBeacony śledzą obecność pracowników w pracy, co pomaga obliczyć czas bez angażowania użytkownika.
Aplikacje mobilne na Android i iOS
Handlowcy, serwisanci, ekipy budowlane czy konsultanci często pracują w terenie. Nowoczesne narzędzia HR pomagają sprawnie i uczciwie ewidencjonować czas ich pracy.
Służą do tego aplikacje mobilne. Są one dostępne na systemy Android i iOS oraz pozwalają na rejestrację czasu pracy z dowolnego miejsca na ziemi. Natomiast ich funkcja geolokalizacji (GPS) sprawia, że system może zapisać współrzędne pracownika. Daje to właścicielowi firmy pewność, że serwisant faktycznie dotarł do klienta, a nie stoi w korku na drugim końcu miasta.
Jak wybrać narzędzia do ewidencji czasu pracy?
Wybór metody ewidencji powinien uwzględniać specyfikę działalności przedsiębiorstwa. Firma konsultingowa może skupić się na integracji z komunikatorami. Przedsiębiorstwo produkcyjne może postawić na kody QR. Natomiast firma z zespołem pracującym terenowo może skorzystać z aplikacji mobilnej z GPS.
Warto zwrócić uwagę na możliwości integracji narzędzi z infrastrukturą IT. Połączenie z programem kadrowo-płacowym eliminuje ręczne przenoszenie danych. Im bardziej zautomatyzowany będzie przepływ informacji, tym mniej pracy administracyjnej dla działu HR. Wniosek? Nowoczesna ewidencja czasu pracy to inwestycja, która się opłaca.
Artykuł sponsorowany.
